Voyage d'affaires budget est plus important maintenant qu'à tout autre moment de notre histoire. Les budgets de voyage font l'objet d'un examen plus approfondi. Les directeurs généraux des réductions de coûts veulent que leurs travailleurs prennent moins de voyages. Ils veulent également que les dépenses sur les voyages qui sont absolument nécessaires soient tenues à des minimums responsables. Malheureusement, certaines des mesures de réduction des coûts que les voyageurs d'agrément utilisent sont peu pratiques, voire impossibles, dans le monde des voyages d'affaires. Voici quelques conseils qui vous aideront à obtenir un rapport de dépenses plus agréable.
Un budget doit être réaliste et basé sur les coûts de destination plutôt que sur un montant quotidien arbitraire. N'envoyez pas quelqu'un à New York et à Cedar Rapids avec le même compte de dépenses. Vous pouvez savoir combien il en coûtera pour envoyer un employé lors d'un voyage avant qu'il ou elle parte à l'aéroport. Si vous devez voyager vers des destinations chères, ne désespérez pas. Beaucoup des villes les plus grandes et les plus coûteuses offrent également des avantages économiques. Paris , Londres et New York , par exemple, offrent tous des systèmes de métro très développés et efficaces. Il est possible de voyager dans ces villes à peu de frais.
Saviez-vous qu'il existe au moins cinq outils Internet que vous pouvez utiliser pour faire le suivi des tarifs aériens, y compris un qui vous dira ce que les gens ont payé sur un itinéraire particulier au cours des derniers jours?
Avoir ce type d'information mis en signet peut aider quelqu'un de votre petite entreprise à devenir une sorte de bureau de voyage interne. Familiarisez-vous avec Priceline, la location de voitures et les laissez-passer de transport. Ensuite, laissez votre expert prendre des dispositions pour tout le monde.
Les propriétaires vont grimacer, mais vous pouvez parfois négocier avec les hôtels sur les tarifs. Si vous séjournez dans un hôtel donné 10 nuits dans les mois à venir, c'est 10 nuits dont ils n'ont plus à se soucier d'une chambre vide. Cela devrait valoir un prix spécial si vous payez à l'avance. Ça ne fait jamais mal de demander. Les hôtels offrent des pauses et des «tarifs d'entreprise» tout le temps ... ils ne font tout simplement pas de publicité. S'ils peuvent vous faire payer le prix fort, ils sont heureux. Si vous pouvez leur dire que c'est entre leur propriété et un autre dans la rue pour vos 20 nuits d'affaires ce trimestre, ils offrent souvent une sorte de réduction.
C'est presque toujours moins cher d'inviter les clients à un bon déjeuner qu'un bon dîner. Parfois, un restaurant que vous ne pouvez pas se permettre de dîner est dans le budget à l'heure du déjeuner. Dans la même veine, faites le plein d'un petit déjeuner gratuit s'il est offert à votre hôtel. Cela pourrait diminuer la tentation de commander un déjeuner ou un dîner coûteux.
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Emballez Légèrement
Il n'est pas toujours possible d'emballer à la légère pour un voyage d'affaires, mais moins vous trimballez, plus les économies sont possibles. Je vois des voyageurs d'affaires prendre le transport en commun local à l'aéroport tout le temps - mais ces voyageurs n'ont pas trois sacs lourds en remorque. Ce sont des voyageurs de passage qui savent que le transport en commun peut coûter 4,50 $ au lieu de payer un chauffeur de taxi 30 $.
Il est parfois rentable de réserver le plus petit modèle au prix le plus bas, surtout dans les endroits où il n'y a pas beaucoup de voitures sous-compactes en stock. Si elles s'épuisent, ils sont tenus de vous améliorer au prix sous-compact.
Renoncer à l'assurance offerte au comptoir de location de voiture si votre assurance auto personnelle ou votre carte de crédit vous couvre. La couverture de location de voiture a tendance à être chère.
Demandez toujours une voiture avec un réservoir d'essence plein et assurez-vous de la retourner pleine. De cette façon, vous ne payez que pour le gaz que vous brûlez.
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Ne paniquez pas lors de voyages à court préavis
Tout d'abord, vérifiez les pages "offres spéciales" des compagnies aériennes et les compagnies aériennes à bas prix. Le sud-ouest, par exemple, a généralement un tarif "sans rendez-vous" (jour de la) qui est nettement moins cher que ses concurrents. Soyez prudent en utilisant Priceline pour les vols, car vous pouvez obtenir des horaires très désagréables en échange de vos économies. Sur les hôtels, Priceline fonctionne souvent très bien.
La "folie" est parfois une nécessité commerciale. Vous ne voulez pas acheter à votre client un steak bon marché, et vous ne voulez pas qu'ils vous déposent au Motel Roach Trap. Le défi consiste à fournir de la qualité à un prix raisonnable.
Utiliser Internet pour réserver des billets d'avion, des hôtels et même réserver des tables dans les restaurants rend ces friandises moins dangereuses pour la santé de votre budget. Par exemple, Priceline ou Hotwire vous permettent parfois d'acheter une chambre trois ou quatre étoiles (et les services qui l'accompagnent) à un prix d'un ou deux étoiles. Vous pouvez utiliser les guides de menu en ligne pour trouver des restaurants qui sont haut de gamme mais pas outrageusement cher.
Les séjours du samedi soir sont en train de disparaître alors que les compagnies aériennes à bas prix rédigent de nouvelles règles de tarifs aériens. Mais quelques billets d'avion nécessitent encore rester samedi soir. La plupart des voyageurs d'affaires veulent être à la maison le week-end, mais si vous pouvez structurer un voyage pour profiter d'un tarif beaucoup plus bas, il vaut la peine d'être pris en considération.
En parlant de samedi, c'est l'un des trois jours les moins chers à voler, avec les mardis et mercredis. Les jeudis suivent de près. Les lundis et vendredis sont souvent plus chers. Réservez en conséquence.
C'est un conseil évident, mais il vaut la peine de le répéter: ne touchez pas au mini-bar! Vous pensez à deux fois de payer 8 $ pour un paquet de cacahuètes en vacances, alors pourquoi un voyage d'affaires est-il différent? La même chose est vraie pour les films de 20 $ dans la chambre. Préparez un bon livre ou un DVD à regarder sur votre ordinateur portable à la place.