Besoin de savoir quelles dépenses de voyage d'affaires les voyageurs peuvent légitimement être déduits sur une déclaration d'impôt Malheureusement, la réponse n'est pas toujours simple. Les déductions fiscales liées aux voyages peuvent être difficiles à comprendre. Cela dépend vraiment de la situation individuelle du voyageur d'affaires.
Les politiques de voyage de l'entreprise, les lieux de voyage, les règlements et les procédures de voyage de l'IRS, les voyages d'une nuit ou les voyages d'une journée, les voyages étrangers et intérieurs et la tenue des registres sont autant de facteurs à prendre en compte. revenir.
Pourquoi les déductions fiscales pour les voyages ne sont pas si simples
IRS continue d'examiner de près les déductions de voyages d'affaires. Conjointement avec le Congrès, l'IRS a généré un ensemble complexe de lois, de règles, de règlements, de procédures et de politiques en matière de voyages d'affaires visant à enrayer certains des abus perçus. Cependant, cela a ajouté une complexité considérable au processus.
Malheureusement, avec les complexités ajoutées, maintenant le pendule a basculé dans l'autre sens. Aujourd'hui, les voyageurs d'affaires remboursés et non remboursés peuvent facilement et à tort supposer qu'ils n'ont pas droit à des déductions de voyage, alors qu'en fait ils peuvent l'être. En outre, les voyageurs d'affaires ont tendance à se fier à leurs propres définitions de bon sens des dépenses de voyages d'affaires, qui peuvent ou non être influencées par les propres politiques de voyage de leur entreprise. Pourtant, l'IRS définit les dépenses de voyages d'affaires plus largement que le bon sens et de nombreuses politiques de l'entreprise.
Cependant, réclamer toutes les dépenses de voyage d'affaires de l'IRS auxquelles un voyageur d'affaires a droit exige de passer par un labyrinthe d'exigences de tenue de dossiers où, dans certains cas, les reçus peuvent ne pas être exigés du tout et, dans d'autres cas, assez!
L'IRS n'a pas simplement réduit les abus perçus dans les voyages d'affaires de la région, mais il a rendu difficile, voire impossible, pour le voyageur d'affaires moyen de réclamer avec confiance toutes ses déductions de voyage légitimes.
Suivi des dépenses de voyage
Comme tout voyageur d'affaires le sait. les dépenses sur la route peuvent s'additionner.
C'est pourquoi un certain nombre de services de suivi des dépenses en ligne sont maintenant disponibles pour le voyageur d'affaires. Bon nombre de ces services sont utilisés pour mettre en œuvre des plans de remboursement des frais de voyage, générer des rapports de facturation des clients ou simplement pour suivre les frais de déplacement de base, et bon nombre d'entre eux offrent maintenant des applications avec votre téléphone.
Bien que ces services remplissent bien leurs fonctions prévues, ils ne sont pas conçus pour suivre et déclarer les montants effectivement déductibles par le voyageur d'affaires dans sa déclaration de revenus. Cependant, ces services peuvent être utilisés comme un bon point de départ pour 1) générer des frais de déplacement déductibles sur sa propre déclaration de revenus et 2) satisfaire à un labyrinthe de règles de l'IRS et de la Cour de l'impôt établissant la «charge de la preuve» déductions. Beaucoup de rapports de fin d'année de ces services devront être modifiés ou modifiés afin de réclamer toutes vos déductions fiscales et satisfaire les exigences de l'IRS dans le même temps.
Parce que tout est plus cher sur la route, il est nécessaire de garder une trace de chaque centime dépensé en voyage d'affaires, même pour les dépenses "personnelles" et même lorsque les reçus ont été perdus, égarés ou indisponibles, par exemple avec conseils.
Après tout, au moment des impôts, même ces dépenses peuvent être déductibles.
Conseils fiscaux pour les voyageurs d'affaires afin d'optimiser les déductions
Gardez à l'esprit ces conseils fiscaux pendant que vous suivez vos dépenses de voyage d'affaires:
- Gardez toujours vos reçus! Il peut être impossible de conserver chaque reçu ou même d'obtenir un reçu pour chaque dépense. L'IRS le sait, et ils ont mis en œuvre des politiques pour aider les contribuables avec cela. Toutefois, même si certains peuvent vous dire que les reçus ne sont pas requis pour les dépenses de moins de 75 $, ne vous laissez pas berner. Dans ces cas, un journal peut être requis. La meilleure politique est de garder chaque reçu possible.
- Toujours tenir un registre des dépenses remboursées. Politiques de remboursement de l'entreprise sont classées selon diverses lignes directrices de l'IRS et les montants réels déclarés à l'IRS. Même si vous êtes remboursé, vous pouvez toujours bénéficier de déductions fiscales.
- Connectez-vous aux emplacements réels dans lesquels vous voyagez. Vous pourriez avoir le droit de déduire des montants «standard» pour des articles tels que les repas et les frais accessoires selon l'endroit où vous voyagez. Dans de nombreux cas, ces montants standard peuvent être supérieurs à ce qui a été réellement dépensé.
- Déduisez certaines dépenses personnelles pendant que vous êtes sur la route. Mais faites attention dans ce domaine. L'IRS sait que vous encourez des frais de subsistance supplémentaires tout en voyageant que vous n'auriez pas eu à subir si vous travailliez de la maison. Évidemment, plus ces articles sont «personnels» et plus le montant est élevé, plus ils seront sujets à un examen minutieux. Vous ne voudriez pas acheter une voiture neuve en voyage et l'appeler «frais de subsistance supplémentaires» en voyage d'affaires, mais de nombreux frais de subsistance personnels ou récurrents en voyage, comme les téléphones cellulaires, les divertissements, les produits d'hygiène et les soins de santé. les contre-médicaments, pour n'en nommer que quelques-uns, peuvent être déduits. Encore une fois, des limites raisonnables doivent être appliquées et la documentation est toujours requise.
Gardez ces lignes directrices de base à l'esprit à l'approche d'une nouvelle année de voyages d'affaires, et vous et votre conseiller fiscal serons sur la bonne voie pour réclamer, déduire et défendre en toute sécurité vos frais de voyage légitimes.