Apprenez à maximiser vos déductions de voyage potentielles
Déterminer ce que l'IRS permettra comme une dépense de voyage d'affaires raisonnable peut être difficile, surtout quand il s'agit de voyages à l'étranger.
Un de mes articles précédents expliquait comment déduire les frais de déplacement lorsque vous combinez des excursions (ou activités) personnelles avec des voyages d'affaires. Fondamentalement, le voyage d'affaires doit être principalement pour les entreprises afin de réclamer l'ensemble du voyage comme une dépense d'entreprise. Le facteur décisif est habituellement le temps (et non les dépenses) consacré aux activités commerciales par rapport au temps consacré aux activités personnelles.
Si plus de temps est consacré aux affaires, le voyage entier se qualifie comme un voyage d'affaires déductible. Et bien sûr, si vous n'avez pas d'activités personnelles importantes, votre voyage d'affaires est entièrement déductible.
Déductions de voyage à l'étranger
Pour les voyages à l'étranger, non seulement devez-vous satisfaire à l'exigence de temps d'affaires ci-dessus, mais vous devrez également remplir d'autres obstacles si:
1) Vos jours de voyage à l'étranger totalisent plus de 7 jours consécutifs
ET
2) Vos «jours non ouvrables» de voyage à l'étranger représentent 25% ou plus de vos jours de voyage à l'étranger.
Voici comment tout cela fonctionne
Le lundi, vous voyagez de Boston à Londres, et assister à des conventions d'affaires et des réunions d'une journée jusqu'au jeudi. Du vendredi au dimanche, vous faites du tourisme à Londres. Vous revenez à Boston lundi. La majorité du temps consacré aux activités commerciales dépasse le temps consacré aux activités personnelles, de sorte que vous respectez la règle générale du «temps» pour tous les voyages professionnels et personnels.
Jusqu'à présent, vous êtes admissible à un voyage d'affaires de 100%. Maintenant, appliquez les règles étrangères. Puisque vos jours de «voyage total à l'étranger» ne dépassent pas sept jours, aucune règle étrangère spéciale ne s'applique et vous gardez votre voyage d'affaires entièrement déductible.
Maintenant, si vous avez prolongé votre week-end personnel jusqu'au lundi, quittez le mardi, vous répondez toujours à la règle générale de temps, mais vos jours de voyage à l'étranger dépassent 7 jours consécutifs ET vos «jours personnels» (3 jours - samedi, dimanche, lundi ) sont supérieurs à 25% de vos jours de voyage à l'étranger (total des jours de voyage à l'étranger du lundi au mardi suivant = 8 jours, et 25% de 8 = 2).
Donc 3 jours personnels dépasse 2). Par conséquent, vous devez réduire votre déduction de voyage d'affaires de 3 / 8e (jours personnels / total des jours étrangers).
Des exceptions
Maintenant, au fond du Code des impôts, il y a quelques exceptions à cette règle des voyages à l'étranger: premièrement, si vous pouvez démontrer que vous n'êtes pas maître du voyage d'affaires (ne pas décider si le voyage est nécessaire) OU que la motivation du voyage n'était pas personnelle (bonnes raisons d'affaires pour le voyage), alors vous évitez la règle du voyage à l'étranger, et vous êtes de retour à un voyage d'affaires entièrement déductible. Une autre façon d'éviter la règle des voyages à l'étranger est en utilisant la méthode IRS de définir des «jours ouvrables».
Par exemple, les jours entre les «jours ouvrables» (week-ends, jours fériés ou même les autres jours de la semaine) deviennent des «jours ouvrables». Donc, dans notre exemple, si vous aviez une autre réunion d'affaires mardi et que vous partiez mercredi, alors tous vos «jours étrangers» deviennent des «jours ouvrables» parce que samedi, dimanche et lundi tombaient entre deux «jours ouvrables» et le jour du voyage. le retour à la maison est aussi une affaire. Par conséquent, vous n'avez pas de «jours personnels». Puisque vos jours personnels (0) ne dépassent pas actuellement 25% de vos jours de voyage à l'étranger, les règles spéciales sur les voyages à l'étranger ne s'appliquent pas.
Votre retour à un voyage d'affaires entièrement déductible, en supposant que la règle du temps passé discuté dans mon article précédent est satisfaite (dans cet exemple, ce serait depuis le temps passé sur les activités commerciales - 7 jours, du lundi au vendredi et le mardi et mercredi suivant , a dépassé le temps consacré aux activités personnelles - 3 jours, samedi, dimanche et lundi).
Maintenant, si après votre réunion de mardi, vous restez à Londres pour 2 jours de plus en profitant de la culture, revenez le vendredi, d'abord appliquer la règle générale du temps: 7 jours ouvrables (MF, mardi, vendredi) contre 5 jours personnels , Lun, mer, jeudi). La règle générale pour le temps consacré aux activités professionnelles et personnelles est remplie, de sorte que votre voyage est entièrement déductible jusqu'à présent. Maintenant, les règles de voyage à l'étranger doivent être révisées; vos jours de voyage à l'étranger dépassent 7 jours consécutifs, mais vous n'avez que 2 jours personnels selon les règles étrangères (seulement le dernier mercredi et jeudi maintenant, puisque samedi, dimanche et lundi sont entre les autres jours ouvrables) qui est inférieur à 25% du voyage total de 12 jours maintenant total.
Par conséquent, les règles de voyage à l'étranger ne s'appliquent pas. Vous êtes de retour à un voyage d'affaires entièrement déductible.
Recommandations
Comme vous pouvez le voir, il y aurait un certain avantage à faire étalage de vos réunions d'affaires / congrès tous les quelques jours, en transformant les «jours personnels» en «jours ouvrables». Voici quelques raisons légitimes pour lesquelles vos réunions / conventions peuvent être réparties: permettre des séances de réflexion sur des stratégies commerciales spécifiques, planifier des conflits avec des employés clés, organiser des réunions, préparer des réunions successives, visiter des clients uniquement certains jours, et d'autres dates de réunion d'affaires ne coïncident pas, etc. ... quelle que soit la raison commerciale pour des événements commerciaux programmés par intermittence.
Également dans l'application des règles de voyages à l'étranger, les jours ouvrables partiels, selon l'IRS, se qualifient pour des jours ouvrables complets, "donc une réunion d'affaires de deux heures le matin suivie par des activités personnelles le reste de la journée. "
Optimisation de vos retenues potentielles
Évidemment, plus vous pouvez légitimement classer les jours de voyage à l'étranger en «jours ouvrables», plus vous avez de chances d'éviter l'effet des règles spéciales sur les voyages à l'étranger.
Si vous êtes travailleur autonome, vous pouvez évidemment utiliser cette information à votre avantage.
Mais qu'en est-il de l'employé de l'entreprise qui a remboursé ses frais de déplacement? Considérez ceci: Basé sur nos discussions des règles de voyage ci-dessus, vous déterminez que votre voyage est un voyage d'affaires entièrement déductible. Maintenant, pendant que vous êtes à Londres, votre entreprise vous rembourse les repas au taux de 65 $ par jour. Vous transmettez des rapports de dépenses pour les frais remboursables. Même si votre entreprise vous rembourse, ou vous paye simplement, pour des repas à 65 $ par jour, vous pouvez toujours déduire la différence entre le montant de l'IRS Per Diem pour Londres (144 $ par jour) et ce que vous avez remboursé chaque jour. re loin. Si votre entreprise vous rembourse 175 $ par jour pour l'hébergement, l'IRS Per Diem Lodging pour Londres est maintenant de 319 $. C'est vrai, la différence est déductible d'impôt. La même chose est vraie pour les dépenses personnelles. Au cours d'une année, cette différence peut s'additionner.
Ainsi, lorsque vous mélangez des activités personnelles avec des voyages d'affaires, examinez les discussions ci-dessus pour déterminer, premièrement, si la majorité du temps est consacrée aux activités commerciales (la règle générale du temps) et si vous voyagez à l'étranger. les règles de voyage décrites ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, réduisez vos déductions pour frais de déplacement d'affaires en utilisant le ratio approprié de «jours non ouvrables» par «nombre total de jours passés à l'étranger».